Gestionare documente
Structura, tipurile și organizarea documentelor în platforma ssm.ro.
Atașare documente la angajat
Documentele încărcate în platformă pot fi atașate unui angajat și accesate dacă acesta dispune de cont de acces.
Metode de navigare:
- Metoda 1: Contacte > Angajat > Documente
- Metoda 2: Căutare > Nume Angajat
Operațiuni disponibile din panoul de documente al angajatului:
| Operațiune | Cale |
|---|---|
| Încărcă document | Panou documente Angajat > Click Nume Angajat > Încarcă document |
| Generează document predefinit | Panou documente Angajat > Click Nume Angajat > Generează document |
| Încarcă document de tip predefinit | Panou documente Angajat > Documente Lipsă > Adaugă Documentul > Încarcă fișier |
Documentele pot fi atașate și altor entități din aplicație: post de lucru (tematici de instruire) sau departament (decizii conducător, plan de evacuare).
Tipuri de documente
Platforma oferă tipuri predefinite și permite definirea de tipuri specifice organizației.
- Gestionare tipuri: Setări > Structura Dosar
- Rapoarte documente: Rapoarte > Raport documente existente/necesare > Start > Selectează tip
- Modificare tip existent: Panoul detalii document > Modifică tipul
Etichetare documente
Etichetele permit sortarea și filtrarea documentelor. Un document poate avea mai multe etichete.
- Filtrare după etichetă: Panoul Documente > Alege Etichetă
- Configurare etichete: Panoul detalii Document > Secțiunea Etichete
Revizii documente
Documentele sunt versionate prin revizii. Un document nou are revizia 1.
| Acțiune | Cale |
|---|---|
| Adaugă revizie nouă | Panoul detalii document > Acțiuni > Adaugă revizie (revizia curentă trebuie aprobată) |
| Șterge revizie în lucru | Panoul detalii document > Acțiuni > Șterge revizia |
| Mută revizie aprobată înapoi în lucru | Panoul detalii document > Acțiuni > Mută în lucru |
| Șterge document complet | Panoul detalii document > Acțiuni > Șterge document |
| Vizualizare revizii | Panoul detalii document > Acțiuni > Lista revizii |
Proprietăți revizie: autor, data creării, dimensiune, perioadă de valabilitate (opțional), mesaje și notificări.
Încărcare documente în masă cu MARCA
Opțiune pentru încărcarea unui volum mare de documente existente prin convenție de denumire fișier.
Format fișier: MARCA_fisier.pdf sau MARCA.pdf
Procedură:
- Accesează Documente > Încarcă documente
- Selectează BulkUpload cu Marcă
- Alege tipul fișierelor (ex. Fișă aptitudine)
- Aplicația validează fișierele
- Pornește încărcarea — fiecare fișier este atribuit automat angajatului identificat prin MARCĂ